Este artigo explica como configurar o agendamento de faturação no weoInvoice, permitindo que as vossas faturas recorrentes sejam emitidas automaticamente com a frequência que definirem. Esta funcionalidade está disponível para utilizadores com o plano Exclusive ou Exclusive Plus.
Pré-requisitos: Antes de começar, certifiquem-se de que:
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Têm o plano Exclusive ou Exclusive Plus ativo na vossa conta weoInvoice.
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O cliente a quem pretendem faturar já está registado na vossa conta.
Como configurar um agendamento de faturação:
1. Acedam a Faturação no menu da vossa conta.
2. Cliquem em Adicionar.
3. Preencham os campos do documento: selecionem o tipo de documento, a série e o cliente.
4. Ativem a opção Agendamento clicando na respetiva caixa de seleção.
5. Preencham o campo Descrição com uma referência que identifique o agendamento (por exemplo: "Subscrição mensal - Box Mistério").
6. Definam a data de Início e a data de Fim do agendamento.
Nota importante: A primeira fatura agendada será emitida no período seguinte à data de início. Por exemplo, se definirem o início a 12 de junho com frequência mensal, a primeira fatura automática será emitida a 12 de julho.
7. Selecionem a Frequência pretendida. Podem escolher entre emissão diária, semanal ou mensal, e definir o intervalo (por exemplo: a cada 1 mês, a cada 2 semanas).
8. Selecionem o tipo de Vencimento para as faturas agendadas. As opções disponíveis são: Pronto Pagamento, 30 dias, 60 dias ou 90 dias.
9. Confirmem as datas previstas de emissão que o sistema apresenta no campo Próximas datas do documento, para garantir que tudo está de acordo com o pretendido.
10. Cliquem em Adicionar para avançar.
11. Preencham os dados do documento (artigos, quantidades, preços e IVA) da mesma forma que fariam numa fatura habitual.
12. Cliquem em Activar para confirmar e ativar o agendamento.
Resultado esperado: Se o processo foi concluído com sucesso, verão o agendamento listado no separador Faturação, na secção Agendamentos, com o estado, a frequência, as datas de início e fim e o valor de cada emissão. As faturas serão emitidas automaticamente nas datas previstas.
Como consultar os agendamentos criados:
Para consultarem os vossos agendamentos ativos, acedam a Faturação no menu principal.
Na secção Agendamentos encontrarão a lista de todos os agendamentos com os respetivos detalhes: cliente, tipo de documento, série, valor, datas e frequência.
Dica: É aconselhável que criem uma série multianual personalizada para os vossos documentos agendados. Desta forma, evitam a necessidade de reconfigurar os agendamentos a cada mudança de ano.
Perguntas frequentes
Posso usar o agendamento para qualquer tipo de documento? Sim. O agendamento está disponível para todos os tipos de faturas, bem como orçamentos e guias de transporte.
Posso alterar ou cancelar um agendamento depois de o ativar? Não. Um agendamento fechado não pode ser alterado. Poderão, no entanto, desativar o agendamento ou, eliminar o mesmo, em caso de erro.
A opção de Emissão de Recibo está incluída no agendamento? O formulário de agendamento inclui a opção Emissão de Recibo, que permite associar automaticamente a emissão de recibo para faturas a pronto pagamento agendadas.
. Este é um sistema que está em constante evolução e você é uma peça essencial nessa evolução. 